La base de données économiques et sociales ou BDES est la transposition dans la loi du 14 juin 2013 de la « base de données uniques » initialement prévu par l’accord ANI de janvier 2013. Elle représente une contrepartie aux contraintes de délais supplémentaires imposées par la loi de sécurisation de l’emploi aux CE et aux CHSCT dans le cadre des consultations en cas de PSE et d’exécution des expertises CHSCT*, hors risque grave. Cette base devrait permettre de rendre les informations consultées plus accessibles et intelligibles.
Un nouvel outil pour les représentants du personnel et pour le CHSCT
Cette BDES inaugure un nouveau mode d’accès à l’information par les représentants des salariés et a donc vocation à se substituer aux rapports des informations-consultations périodiques du CE.
L’employeur sera désormais dans l’obligation de mettre à disposition des Représentants du personnel de l’entreprise une base de données rassemblant les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise
Elle sera consultable en permanence par les membres du CHSCT et permettra un accès transverse en termes de contenu et de mandats. Par ailleurs, en proposant un accès permanent aux indicateurs inclus, elle offrira une vision historique et prospective.
Un processus d’information-consultation préservé
Cette BDES devrait contribuer à ce que les Instances Représentatives du Personnel aient une vision plus globale et donc plus claire de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise.
Il faut noter que, dans le cadre de consultations ponctuelles, l’existence et la mise à jour de cette base ne dispensent pas l’employeur de communiquer en complément aux instances dont la consultation est requise (CE et CHSCT), l’ensemble des informations relatives à la mesure envisagée.
Dans ce cadre, la règle traditionnelle s’appliquera, à savoir l’exigence d’une communication d’informations précises et écrites, assortie d’un délai d’examen suffisant.
Une mise en place progressive
Sa mise en place est obligatoire pour les entreprises à partir de 50 salariés, mais le contenu s’enrichit différemment selon les effectifs.
L’entrée en vigueur du dispositif est progressive :
- le 14 juin 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés
- un an plus tard, soit le 14 juin 2015, pour celles de moins de 300 salariés
A ces dates, la BDES devra comporter les informations nécessaires à la consultation du CE sur les orientations stratégiques.
Une substitution envisagée
Enfin, à compter du 31 décembre 2016, la mise à disposition dans la BDES des informations récurrentes destinées au CE vaudra communication à celui-ci de ces documents à la condition que l’employeur :
- mette à jour les informations de la BDES dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail
- mette à disposition du CE les éléments d’analyse ou d’explication prévus par le Code du Travail.
De nouvelles responsabilités pour l’employeur et des marges de négociations supplémentaires pour les Représentants du personnel
Si la conception, la mise en place, l’élaboration et le maintien de cette Base de données économiques et sociales incombent de fait à l’employeur il qui devra également en préciser les modalités d’accès, d’utilisation et de consultation. Ces modalités pourront donc, le cas échéant, faire l’objet d’un accord collectif.
Enfin, ces modalités devront être définies de telle manière qu’elles permettent au comité d’entreprise d’exercer utilement sa compétence.
Un flou entourant la formalisation des données
La BDES, qui porte sur les deux années précédentes, l’année en cours et les perspectives à trois ans, pourra être consultée par les personnes habilitées (membres du CE, membres du CCE, membres du CHSCT, Délégués Syndicaux, DUP) sur un support informatique ou papier. Elle devra faire l’objet de mise à jour régulière.
Cette base servant de support lors des consultations annuelles et le CHSCT pouvant s’y référer lors des Expertises, l’employeur devra y faire figurer les informations suivantes :
- L’investissement social : emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail
- Investissement matériel et immatériel (Evolution des actifs nets, dépenses en R&D, capitaux propres, emprunts et dettes financières, impôts et taxes)
- La rémunération des salariés et dirigeants,
- Les activités sociales et culturelles, mécénat
- La rémunération des financeurs
- Les flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédits d’impôts,
- La sous-traitance utilisée ou réalisée par l’entreprise
- Le cas échéant, les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
Il reste cependant à déterminer si l’obligation de l’employeur se résume en une simple mise à disposition de chiffres, ou si le législateur entend demander aux entreprises de les commenter et de les mettre en perspective.
Les contours de l’obligation de discrétion mal définis
Pour finir si les informations qui sont contenues dans la BDES ont un caractère confidentiel, elles imposent à tout utilisateur le respect d’une obligation de discrétion.
Néanmoins le décret ne prévoit que ce seul type de restriction. Or, d’une manière générale, la confidentialité ne se présume pas et ne saurait donc être opposable aux personnes ayant accès à la base que dans la mesure où ces informations seraient limitativement présentées comme telles par l’employeur, pour la durée spécifiée.
De plus, selon la jurisprudence constante, l’obligation de confidentialité ne peut être générale et doit être justifiée au cas par cas afin de permettre aux représentants du personnel de communiquer librement auprès des salariés.
* L’expertise CHSCT, dans le cadre d’un projet important doit en effet être réalisée dans un délai de 30 jours maximum, extensible à 45 jours avec accord de la Direction. Cependant ce délai est capé par la nécessité qu’a le CHSCT de rendre son avis au moins 7 jours avant la date restitution de l’avis du CE (2mois). Ce délai peut être porté à 4 mois dans le cas de la constitution d’une Instance de coordination des CHSCT
